MaxiMind Workplace — Tổng quan
Một nơi để giao việc, làm việc, nộp kết quả và duyệt, kết nối người làm với hội thoại AI qua quyết định của chủ sở hữu.
Workplace giữ yêu cầu, người làm, hạn, trao đổi, tệp, kết quả và quyết định trong cùng một công việc. Bạn có thể bắt đầu từ một yêu cầu do người quản lý tạo hoặc từ đề xuất của hội thoại AI. Đề xuất chưa giao là bản nháp; người làm chỉ nhận việc sau khi người có quyền bấm giao.
Luồng thường ngày: Giao → Bắt đầu → Nộp → AI kiểm tra nếu có → Người quản lý/chủ sở hữu duyệt → Cập nhật và làm tiếp. Nộp xong chưa có nghĩa đã được duyệt. Một đánh giá tham khảo cũng không thay thế quyết định duyệt.
Bắt đầu theo vai trò
| Vai trò | Xem được | Làm được |
|---|---|---|
| Quản trị/chủ sở hữu (Admin/owner) | Toàn Workplace, việc nháp, việc lớn và các vòng, thông tin AI nội bộ | Giao việc, quản lý quyền, quyết định cuối cùng; gửi yêu cầu tới AI; đóng việc lớn |
| Quản lý (Manager) | Việc trong công ty/dự án được cấp quyền; việc của chính mình | Giao, sửa, duyệt/trả lại việc trong phạm vi; quản lý dự án, mẫu, quy tắc. Quyết định vòng thuộc chủ sở hữu |
| Nhân viên (Staff) | Việc không phải nháp mà mình đang được giao, kết quả của chính mình, tài liệu/tệp được phép | Bắt đầu, hỏi, trao đổi, tick checklist, tải tệp, nộp kết quả; xem thời gian của mình |
| Hội thoại AI | Yêu cầu và kết quả được phép nhận qua luồng riêng | Đề xuất việc, kiểm tra bài nộp được giao, nhận kết quả sau duyệt, ghi lại phần đã làm tiếp |
Thành viên dự án, người được nhắc tên, người theo dõi hay người đánh giá không tự có quyền quản lý hoặc đọc mọi việc. Quyền được kiểm tra lại khi đọc, tải tệp và thao tác; quyền đã thu hồi không còn hiệu lực trên các liên kết cũ.
Nhân viên làm chung thấy tên và trạng thái của đồng nghiệp, nhưng chỉ thấy bài nộp và ghi chú trả lại dành cho chính mình. Họ không thấy việc lớn, các vòng của người khác, ghi chú AI hay trao đổi riêng giữa chủ sở hữu và AI. Quản lý không nhận chi tiết AI nội bộ; xem thêm quy tắc tin cậy.
Các màn hình chính
- Đăng nhập bằng tài khoản đã được liên kết và cấp vai trò Workplace. Mở Workplace để xem việc của mình.
- Dùng Danh sách, Bảng khi có, Lịch hoặc Dự án để tìm việc. Lọc theo công ty, dự án, người làm, trạng thái và hạn; tìm kiếm chỉ trả nội dung bạn được xem.
- Bấm một việc để mở bảng chi tiết (task drawer). Đọc mô tả, người làm, hạn, checklist và SOP trước khi bắt đầu. Hướng dẫn từng phần.
- Quản lý dùng Giao việc & quản lý để đến màn hình quản lý. Việc chưa giao là hàng chờ; Theo dõi là việc đã giao; Chờ duyệt là bài nộp cần quyết định. Chủ sở hữu có Việc lớn để theo dõi các vòng.
- Dùng Báo cáo cho thời gian, Tự động hóa cho quy tắc và Mẫu & việc lặp cho việc lặp lại. Các mục được hiển thị theo quyền.
- Chuông mở hộp thông báo; ảnh đại diện mở Cài đặt và đăng xuất. Thông báo và cài đặt.
Dự án gom việc và mốc; lịch có ngày/tuần/tháng, chuyển thành lịch theo ngày trên màn hình hẹp. Việc chưa có hạn hoặc chưa có dự án được giữ trong danh sách riêng. Tổng và tiến độ luôn tính trên phạm vi người đang xem, nên tổng của Staff có thể khác tổng của Manager.
Công cụ lập kế hoạch
Tìm kiếm và bộ lọc lưu: tìm tiêu đề, mô tả và nội dung được phép; lưu bộ lọc để dùng lại. Chia sẻ định nghĩa bộ lọc không chia sẻ quyền đọc các việc tìm được. Bảng có thể hiển thị nhãn và trường tùy chỉnh của dự án.
Tải việc và tiến độ: Admin/Manager có quyền xem ước lượng, năng lực tuần, ngày nghỉ/giờ bận và gợi ý phân công. Thiếu năng lực hoặc ước lượng không được hiểu là rảnh. Gợi ý chỉ là đề xuất, không tự giao hay giữ chỗ cho một người. Nhân viên chỉ xem tải việc của mình. Mốc nghiệm thu dự án cần quyết định riêng; phần trăm tiến độ không tự duyệt việc.
Biểu mẫu, mẫu và SOP: biểu mẫu yêu cầu tạo việc nháp chờ phân loại; mẫu tạo việc mới cùng cấu trúc checklist; SOP gắn quy trình vào việc. Người quản lý kiểm tra người nhận và dự án trước khi giao. Xuất dữ liệu chỉ gồm phần được phép xem; nhập CSV có bước xem trước và tạo việc nháp, không cập nhật đè việc cũ.
Thuật ngữ
| Từ | Nghĩa |
|---|---|
| Công việc (task) | Một yêu cầu có người làm, hạn và kết quả |
| Việc lớn (job) | Mục tiêu chung chứa nhiều vòng; không giao trực tiếp cho người |
| Vòng (round) | Một task của việc lớn, giữ riêng bài nộp và quyết định |
| Người làm (assignee) | Người hiện được giao việc; một việc có thể có nhiều người |
| Phạm vi (scope) | Công ty/dự án/tác vụ mà tài khoản hiện có quyền |
| Nộp (submit) | Gửi kết quả để kiểm tra và duyệt |
| Duyệt (approve) | Người có quyền chấp nhận bài nộp hiện tại |
| Trả lại (return) | Yêu cầu sửa; với vòng là yêu cầu AI chuẩn bị vòng sau |
| Đánh giá (evaluation) | Nhận xét và mức 1–5 tham khảo, tách khỏi quyết định |
| SOP | Quy trình chuẩn dùng chung, có lịch sử phiên bản |
| Outbox/biên nhận | Hàng đợi gửi và trạng thái gửi; đã xếp hàng chưa chắc đã đến nơi |
Tình trạng tài liệu
Bộ trang này đối chiếu mã và báo cáo đến 09/10/2026. Phần Việc của anh, luồng đánh giá chi tiết và bước cập nhật hồ sơ mới đã có báo cáo triển khai riêng nhưng chưa nằm trong bản nền của bộ tài liệu này. Các phần đó được đánh dấu Chuẩn bị phát hành trong hướng dẫn. Luồng Manager FYI và Cần AI làm tiếp là quyết định đã chấp thuận, chưa có bằng chứng triển khai trong bản nền. Xem Có gì mới trước khi tìm nút chưa có trong phiên bản đang dùng.