Công việc — Từ giao đến duyệt#

Hiểu trạng thái của việc và dùng từng phần trong bảng chi tiết, từ người làm, checklist và tệp đến kiểm tra, duyệt và lịch sử.

Mở việc từ Danh sách, Lịch, Dự án hoặc thông báo. Các phần và nút xuất hiện theo quyền, trạng thái và dữ liệu của việc. Nút bị khóa cần đọc lý do; quyền xem một việc không đồng nghĩa quyền sửa mọi phần.

Trạng thái và vòng đời#

Nếu AI thấy bài nộp chưa khớp, trạng thái lưu có thể là stuck, nhưng việc vẫn hiển thị Đã nộp — chờ duyệt cho đến quyết định của người có quyền. Quyết định duyệt cũ không duyệt một bài nộp mới. Trạng thái hiển thị lấy từ luồng Workplace chung, không do từng màn hình tự đoán.

Với nhiều người ở chế độ each, nhãn như 2/3 đã nộp còn là việc đang mở. Chỉ sau khi tất cả người hiện được giao đã nộp mới chuyển cả việc sang chờ duyệt. Một việc lớn, nhiều vòng có thêm nhãn Vòng N.

Đi nhanh đến từng phần#

Việc của anh · AI kiểm tra · Đánh giá · Người làm · Việc chặn · Trường tùy chỉnh · Tài liệu & SOP · Checklist · Tệp · Trao đổi · Thời gian · Gửi cho AI · Lịch sử.

Việc của anh#

Chuẩn bị phát hành: hộp hành động chung cho Admin/owner và Manager trong phạm vi, ở đầu bảng chi tiết. Staff không thấy hộp này. Dùng khi cần biết việc đang ở đâu và quyết định bước tiếp theo; bản đang dùng có thể vẫn đặt các nút trong Duyệt kết quả.

1. Đọc tóm tắt ai đã làm gì, còn thiếu gì và một hành động được đề nghị. Đề nghị dựa vào trạng thái, bài nộp, hạn và phần còn thiếu; đó chưa phải một quyết định tự động.
2. Nhập Lời dặn của anh (gửi kèm nút anh bấm). Khi phần xem trước người nhận được phát hành, đọc Sẽ gửi để biết ai nhận ghi chú, kết quả và bối cảnh; chủ sở hữu có thể mở nội dung gửi chính xác.
3. Chọn Duyệt xong, Duyệt + làm tiếp vòng sau, Nhờ kiểm tra lại, Trả lại để sửa, Giao cho người khác hoặc Huỷ, theo nút được phép. Sửa ghi chú trả lại trước khi xác nhận; hủy cần xác nhận.
4. Kiểm tra biên nhận. Ghi chú tới người làm được gửi qua thông báo Workplace; yêu cầu tới AI dùng hàng đợi và biên nhận riêng. Nếu gửi thất bại, dùng thao tác gửi lại được cung cấp.
5. Mở Chi tiết để dùng các điều khiển cũ khi cần.

Manager chỉ có các hành động trong phạm vi; không tự gửi lệnh cho AI, duyệt vòng hoặc đóng việc lớn. Phần Cần AI làm tiếp và thông tin FYI của Manager còn là luồng đã chấp thuận, chưa chứng minh phát hành; xem AI và Workplace.

AI kiểm tra#

Dùng để đối chiếu bài nộp với yêu cầu trước quyết định cuối cùng. Sau khi nộp đầy đủ, hệ thống tự nhờ AI phụ trách nếu có. Admin xem kết quả và ghi chú nội bộ; Staff không thấy ghi chú kiểm tra AI, Manager không được mở rộng quyền AI từ quyền duyệt.

1. Mở việc đang chờ duyệt và đọc bài nộp, bằng chứng, checklist.
2. Xem trạng thái kiểm tra: to_check = đang chờ AI kiểm tra; checked = khớp; mismatch = chưa khớp; unverifiable = chưa kiểm tra được. Không có AI phụ trách thì người có quyền quyết định.
3. Đọc lý do thay vì dùng kết quả AI như một nút duyệt tự động. AI chưa khớp vẫn chờ người quyết định.
4. Chuẩn bị phát hành: nhãn rõ AI đang kiểm tra, AI: khớp yêu cầu, AI: chưa khớp, AI chưa kiểm tra được, cùng dải AI kiểm tra → Anh duyệt → Cập nhật hồ sơ. Admin có Nhờ AI kiểm tra lại để chọn lại AI và Trả lại theo ghi chú AI để điền sẵn lý do, sửa rồi xác nhận.

Không gửi lại chỉ vì đang chờ: kiểm tra biên nhận và thời điểm trước. Gửi cho AI ở phần dưới là yêu cầu riêng, không tự thay quyết định duyệt.

Đánh giá#

Dùng để ghi nhận chất lượng và phản hồi tham khảo. Admin/Manager trong phạm vi hoặc người được cấp quyền đánh giá dùng được; người làm không tự đánh giá việc mình cùng được giao. Staff có quyền đánh giá riêng vẫn không được quản lý việc hoặc xem vòng riêng.

1. Mở phần đánh giá của việc được phép; chọn mức 1–5 và viết nhận xét có căn cứ.
2. Lưu đánh giá. Đọc các đánh giá khác trong phạm vi; chúng không thay Duyệt / Trả lại / Không nhận.
3. Chuẩn bị phát hành: tên UI thống nhất Đánh giá và tùy chọn Đánh giá chi tiết. Chọn 1–5 sao, nhận xét cho từng tiêu chí; mức tổng tự lấy trung bình làm tròn đến 0,5, có thể sửa riêng. Tính lại trung bình bỏ mức tổng đã sửa và tính lại.
4. Người có quyền mở Tiêu chí đánh giá để thêm, đổi tên, sắp xếp hoặc bỏ tiêu chí, tối đa tám. Admin quản lý tiêu chí theo loại việc; Manager chỉ sửa cấu hình công ty/dự án được quản lý.

Bộ tiêu chí (rubric) ưu tiên loại việc → dự án → công ty → mặc định. Mặc định gồm Đúng yêu cầu, Chất lượng, Đúng hạn, Giao tiếp. Bản đã lưu giữ tiêu chí tại lúc đánh giá; sửa rubric sau đó không viết lại đánh giá cũ. Chủ sở hữu có thể lưu đánh giá kèm duyệt khi luồng mới được phát hành.

Người làm#

Dùng khi giao việc chung hoặc chia phần cho nhiều người. Admin/Manager quản lý việc và người nhận trong phạm vi; Staff chỉ đọc danh sách và trạng thái.

1. Trong bảng chi tiết, xem tên/ảnh đại diện của người đang được giao.
2. Người có quyền chọn + Thêm người, tìm người hợp lệ; bỏ chip để gỡ người, rồi lưu. Một việc có 1–10 người; đổi thứ tự không gửi lại email giao việc.
3. Chọn Một người nộp là xong (any, mặc định) cho kết quả chung: người nộp đầu tiên đưa cả việc sang chờ duyệt; người khác thấy đã có người nộp.
4. Chọn Mỗi người nộp phần của mình (each) khi cần bài nộp riêng: mỗi người bắt đầu và nộp phần mình; cả việc chờ đủ các phần. Người duyệt thấy các kết quả và có thể Trả lại phần này, chỉ mở lại phần được chọn.
5. Sau khi đổi người, kiểm tra người mới đã nhận thông báo và tiến độ mới. Gỡ người có thể thay đổi điều kiện đủ bài nộp; lịch sử cũ được giữ.

Staff thấy trạng thái đồng nghiệp, không thấy nội dung bài nộp hay lý do trả lại riêng của họ. Duyệt chế độ any ghi nhận người thực sự nộp; each ghi nhận các người đã nộp. Quyết định một vòng và trả lại riêng một phần là hai việc khác nhau.

Việc chặn#

Dùng để chỉ ra việc A cần xong trước việc B. Admin/Manager quản lý cả hai việc trong cùng dự án/công ty mới tạo hoặc bỏ quan hệ; Staff đọc phần được phép.

1. Mở việc B, vào Việc chặn và xem các việc A còn chưa xong.
2. Người có quyền chọn/nhập mã việc A và thêm quan hệ. Hệ thống từ chối tự chặn chính mình hoặc tạo vòng lặp.
3. Khi kế hoạch thay đổi, dùng Bỏ chặn và kiểm tra lại lịch dự án.
4. Nếu hiện Đang chờ một việc ngoài phạm vi của bạn, hỏi quản lý; tên, mã và người làm của việc đó được giữ riêng.

Quan hệ là thông tin lập kế hoạch: không tự ngăn bắt đầu hoặc nộp B. Việc A ở trạng thái done đáp ứng quan hệ, chưa đồng nghĩa được duyệt; việc A bị hủy không được tính là xong. Theo dõi quyết định nghiệm thu riêng.

Trường tùy chỉnh#

Dùng cho dữ liệu có cấu trúc như loại đầu ra, số lượng, ngày, người liên quan và nhãn. Admin/Manager có quyền quản lý sửa; Staff chỉ đọc dữ liệu của việc mình.

1. Người quản lý mở bảng dự án và Trường tùy chỉnh của dự án.
2. Tạo tên và kiểu: văn bản, số, ngày, lựa chọn hoặc người. Điền các lựa chọn hợp lệ nếu dùng kiểu lựa chọn.
3. Mở task, vào Trường tùy chỉnh, nhập giá trị và nhãn rồi lưu. Kiểm tra cùng dữ liệu trên bảng/tìm kiếm.
4. Nếu báo dữ liệu đã đổi, tải lại, so sánh và lưu theo phiên bản mới; không ghi đè mù quáng.

Trường thuộc dự án, không tự cấp quyền xem việc. Tránh đặt thông tin riêng hoặc dữ liệu người học vào nhãn dễ tìm kiếm.

Tài liệu & SOP#

Dùng khi nhiều việc phải theo cùng quy trình. Admin/Manager trong dự án tạo/sửa/gắn tài liệu; Staff đọc tài liệu gắn với task mình, gồm các phiên bản được phép.

1. Người quản lý mở Tài liệu và chọn dự án; tạo hoặc chọn tài liệu, nhập tên/nội dung rồi lưu.
2. Mở task, vào Tài liệu & SOP, chọn SOP dự án rồi Gắn SOP. Tài liệu và việc phải cùng dự án; cũng có thể gắn SOP vào mẫu việc.
3. Người làm mở tài liệu từ task, đọc phiên bản hiện tại trước khi làm; mở lịch sử nếu cần đối chiếu thay đổi.
4. Khi sửa SOP, lưu thành phiên bản mới và thông báo thay đổi cần thiết trong trao đổi của task.

SOP của mẫu là tham chiếu sống: task sinh từ mẫu có thể đọc SOP mới nhất, không phải bản nội dung đã đóng băng. Checklist của task là bản sao riêng. Quyền thành viên dự án không tự cho Staff đọc toàn thư viện SOP.

Checklist#

Dùng để chia yêu cầu thành bước và bảo đảm mục bắt buộc đã làm trước khi nộp. Admin/Manager sửa cấu trúc và tick trong phạm vi; người đang được giao tick/untick khi việc còn mở.

1. Người quản lý thêm từng mục, đánh dấu mục bắt buộc và sắp xếp thứ tự; tối đa 50 mục, mỗi mục tối đa 200 ký tự.
2. Người làm đọc yêu cầu và tick sau khi thực hiện, không tick chỉ để mở nút nộp.
3. Nộp kết quả; nếu thiếu mục bắt buộc, hệ thống chỉ ra mục thiếu để hoàn tất. Tải tệp trước không vượt qua điều kiện nộp.
4. Checklist khóa sau khi nộp và trên việc đã duyệt/hủy. Khi trả lại việc thông thường mở sửa, kiểm tra các tick cũ vì chúng được giữ và cần soát lại.

Nếu phiên bản checklist thay đổi trên thiết bị khác, tải lại và soát trước khi lưu. Việc cũ không có mục bắt buộc vẫn nộp theo luồng thường.

Tệp#

Dùng cho bằng chứng, đầu ra, ảnh và tài liệu. Người đang được giao tải tệp trong task mình; Admin/Manager đọc và tải theo phạm vi task. Tệp không phải liên kết công khai tự do.

1. Mở Tệp đính kèm, chọn tệp cần tải lên trong biểu mẫu nộp/trao đổi được cung cấp; chờ báo thành công.
2. Kiểm tra tệp đã có trong danh sách trước khi nộp. Nếu lỗi, giữ bản gốc và đọc thông báo; không coi tiến trình tải là đã lưu.
3. Bấm ảnh để xem lớn; dùng trái/phải chuyển ảnh, Esc đóng, hoặc tải xuống. Tệp khác có tên, loại, kích thước và Mở tệp / Tải xuống.
4. Gắn liên kết HTTP(S) tới đầu ra khi phù hợp. Trang kết quả được chia sẻ vẫn cần quyền riêng của nó; có thể có liên kết quay lại Workplace.

Một tệp chỉ hiện một lần dù cũng được đính trong trao đổi. Một số định dạng tải xuống thay vì mở trong trình duyệt. Liên kết cũ không vượt được thu hồi quyền task.

Trao đổi#

Dùng để hỏi rõ, báo tiến độ và ghi quyết định liên quan đến chính task. Staff tham gia việc mình, Manager theo phạm vi, Admin toàn Workplace. Hội thoại AI ghi phản hồi bằng luồng được phép; nội dung AI nội bộ không hiện cho Staff.

1. Mở Hoạt động & bình luận, đọc yêu cầu và trao đổi mới trước khi trả lời.
2. Nhập một bình luận rõ việc đã làm, điều cần hỏi hoặc bằng chứng; dùng định dạng/link được hỗ trợ.
3. Nhắc tên người được phép khi cần họ chú ý, rồi gửi và kiểm tra bình luận đã xuất hiện.
4. Để nộp chính thức, dùng Nộp kết quả; một bình luận nói “đã xong” không thay hành động nộp.

Nhắc tên không cấp quyền xem task. Bình luận và ghi chú dùng cùng kho cập nhật của task; giao diện tin nhắn khi liên kết task không tạo bản nội dung riêng. Staff không thể ra lệnh cho AI bằng bình luận.

Thời gian#

Dùng khi cần ghi thời gian cho việc. Tài khoản cần gắn với một người Workplace để chạy timer; Admin chưa liên kết người vẫn xem báo cáo được nhưng không có timer cá nhân.

1. Mở bộ chọn việc của timer và chọn task chưa hoàn thành mà mình được xem.
2. Bấm bắt đầu; chỉ một timer của bạn chạy. Chuyển việc kết thúc timer trước và mở timer mới.
3. Bấm dừng khi nghỉ/xong; kiểm tra dòng thời gian đã lưu. Timer tự kết thúc tối đa sau 12 giờ.
4. Nếu không gắn task, chọn Việc chung, ghi chú ngắn. Báo cáo gọi phần này là Không gắn việc.

Timer không nộp hoặc duyệt task. MaxiMind Time giải thích thu thập, riêng tư, offline, sửa giờ và báo cáo.

Gửi cho AI#

Dùng khi chủ sở hữu muốn AI xử lý bài nộp, phân tích hoặc làm bước tiếp theo. Chỉ Admin/owner dùng; Manager/Staff không có nút gửi hay gửi lại cho AI.

1. Mở task có bài nộp, vào Duyệt kết quả; nhập ghi chú cho AI trong ô ghi chú duyệt.
2. Bấm Gửi cho AI. Đích mặc định là AI nguồn; mở mũi tên để tìm AI khác theo tên/công ty/engine, rồi chọn.
3. Gửi và xem biên nhận Đã gửi… · đang chờ trả lời. Ghi chú của chủ sở hữu đi cùng bối cảnh và bài nộp được đóng khung như dữ liệu.
4. Nếu thất bại, dùng Gửi lại trên biên nhận; phản hồi AI xuất hiện trong lịch sử dành cho Admin.

Gửi không đổi trạng thái, không duyệt và không trả lại task. Chủ sở hữu quyết định riêng nếu muốn người làm sửa. Luồng AI giải thích ai được chỉ đạo và khi nào kết quả được giao.

Lịch sử#

Dùng khi cần hiểu việc đã đi qua những bước nào và một thông báo/gửi có thành công hay chưa. Mỗi vai trò đọc lịch sử trong phạm vi được phép; Staff chỉ có các mục an toàn của task mình, Admin có bước AI và quyết định nội bộ.

1. Mở phần hoạt động/lịch sử, xem lần giao, bắt đầu, nộp, kiểm tra và quyết định theo thời gian.
2. Đọc người thực hiện, ghi chú và liên kết bằng chứng; phân biệt trạng thái task với trạng thái gửi.
3. Nếu cần xử lý lỗi gửi, mở đúng biên nhận có Gửi lại. Không tạo lại việc chỉ để gửi lại thông báo.
4. Với việc lớn, Admin mở việc lớn để xem lịch sử tổng hợp từ mọi vòng, cả vòng đã rút và lý do.

Đổi người làm hoặc mở vòng mới không xóa lịch sử. Quyết định hiện tại được xác định theo bài nộp hiện tại; đọc đúng vòng và thời điểm để tránh nhầm duyệt cũ.