MaxiMind Time
Ghi giờ theo việc, xem thời gian được duyệt và hiểu rõ ảnh chụp, hoạt động, offline cùng quyền riêng tư trước khi bật thu thập.
Time ghi thời gian theo task và người thực sự chạy timer. Bắt đầu/dừng timer không thay trạng thái task, không nộp và không duyệt công việc. Web cung cấp timer, sửa giờ và báo cáo; thu thập màn hình/ứng dụng và hàng đợi offline là khả năng của bản Desktop có hỗ trợ. Có API không đồng nghĩa mọi phiên bản Mac/iPhone đã có cùng giao diện.
Bắt đầu, chuyển và dừng
- Đăng nhập bằng tài khoản liên kết với một người Workplace hoạt động.
- Mở bộ chọn task. Danh sách gợi ý gồm việc được giao, việc bạn tạo/giao, đang theo dõi và mới ghi giờ; tìm kiếm mở rộng ra các task chưa hoàn thành mà bạn được phép xem.
- Chọn task và bắt đầu. Nếu không gắn một task cụ thể, chọn Việc chung, ghi chú ngắn; báo cáo ghi Không gắn việc.
- Chuyển task kết thúc timer cũ rồi mở timer mới. Mỗi người chỉ có một timer chạy, kể cả thao tác từ nhiều thiết bị.
- Bấm dừng khi nghỉ/xong. Timer tự đóng tối đa sau 12 giờ. Đồng bộ timer trực tiếp cập nhật cho chính người chạy; kết nối lại cần kiểm tra timer hiện tại.
Admin không gắn người vẫn xem báo cáo được; phần timer báo chưa bật thay vì coi là đăng xuất. Task đã nộp/hoàn thành không nằm trong bộ chọn mới. Các giờ đã ghi vẫn giữ theo người thực sự làm.
Ghi giờ thủ công và sửa
Nhập ngày, giờ bắt đầu/kết thúc, task nếu có, ghi chú và lý do. Giờ kết thúc trước giờ bắt đầu là qua nửa đêm; cùng giờ bị từ chối. Không được trùng khoảng thời gian đang có, kể cả timer chưa dừng.
Staff/Manager sửa hoặc xóa mềm giờ của mình trong hôm nay và sáu ngày trước, không ghi giờ tương lai. Admin sửa giờ theo quyền quản trị và vẫn phải ghi lý do. Xóa mềm giữ audit trước/sau. Khoảng đã có capture không được kéo dài/di chuyển bằng sửa giờ; có thể sửa task/ghi chú hoặc xóa có audit.
Giờ thủ công thường chờ duyệt; timer được duyệt tự động. Admin tự ghi giờ cho mình được duyệt. Sửa để thêm khoảng giờ cần duyệt lại; giảm giờ hoặc chỉ sửa ghi chú/task giữ quyết định hiện tại.
Thu thập và sự đồng ý
Trước khi bật, Desktop phải giải thích thu thập, xin sự đồng ý và hiển thị dấu đang ghi liên tục, kèm dừng/tạm nghỉ và trạng thái ảnh/idle. Online chỉ thu khi timer hợp lệ đang chạy; offline chỉ thu trong timer cục bộ đã được người dùng bật. Không thu trước bắt đầu, sau dừng hoặc khi quyền tài khoản không hợp lệ.
Trên macOS, cấp đúng quyền cho từng phần: Screen Recording cho ảnh; Input Monitoring cho đếm hoạt động bàn phím/chuột; Automation cho metadata ứng dụng/trình duyệt đã đồng ý. Từ chối quyền thì collector tương ứng phải dừng và báo đúng trạng thái. Tiêu đề cửa sổ có thể để trống.
Dữ liệu có thể gồm số lần hoạt động, số giây hoạt động/rảnh, ảnh đã đồng ý, tên ứng dụng, tiêu đề cửa sổ tùy chọn và host website. Không thu ký tự gõ, nội dung phím, clipboard, âm thanh, tọa độ chuột, luồng sự kiện thô, nội dung trang/DOM hay đường dẫn và query của URL. Không OCR ảnh.
Chế độ ảnh chụp
Trong Cài đặt → Hồ sơ → Ảnh chụp màn hình, xem/chọn mức được phép:
| Mức | Hành vi |
|---|---|
Đầy đủ (full) |
Lưu ảnh qua xử lý loại metadata |
Làm mờ (blurred) |
Máy chủ làm mờ ảnh trước khi lưu; Desktop hiển thị “Ảnh mờ” |
Tắt (off) |
Không chụp, không lên lịch hay tải ảnh; giờ và metadata đã đồng ý có thể tiếp tục |
Người dùng chỉ giữ hoặc tăng riêng tư: Đầy đủ → Làm mờ → Tắt. Muốn giảm riêng tư cần Admin. Admin đặt Mức riêng tư tối thiểu trên thẻ người; không ai chọn thấp hơn mức đó. Hạ mức tối thiểu không tự giảm chế độ hiện tại. Không biết policy thì Desktop phải giữ ảnh chưa thu cho tới khi biết quyền; khi Tắt, bỏ ảnh chờ bị server từ chối.
Chế độ áp dụng cho ảnh mới; không làm mờ lại ảnh cũ. Ảnh lưu riêng, phải có đăng nhập đúng quyền để tải. Mặc định một thời điểm ngẫu nhiên trong mỗi khối 10 phút, tối đa ba ảnh/khối kể cả ảnh đã xóa; JPEG/WebP có giới hạn kích thước và được loại metadata.
Idle, xóa ảnh và giờ thực tính
Sau năm phút không hoạt động, Desktop hỏi Bạn còn làm không?. Xác nhận trước khi khối 10 phút hiện tại kết thúc thì idle của khối đó được giữ; không trả lời/đến muộn thì idle chưa xác nhận bị trừ. Không xác nhận hộ người dùng hoặc mang xác nhận sang khối sau.
Bạn có thể xóa ảnh của mình trong 10 phút kể từ lúc chụp; Admin xóa được sau đó. Xóa ảnh loại toàn bộ phần thời gian của entry giao với khối 10 phút đó, gồm phần còn lại của khối khi timer đang chạy. Xóa nhiều ảnh trong cùng khối chỉ trừ một lần, không trừ thêm idle của khối đã loại. Kiểm tra hiệu ứng trước khi xóa.
Giờ thực tính = thời gian chạy − khối bị loại − idle chưa xác nhận. Không có capture thì dùng thời gian timer thông thường. Tỷ lệ hoạt động lấy giây hoạt động so với thời gian capture còn hiệu lực, không dùng số lần bấm phím để chấm chất lượng làm việc.
Ảnh và metadata ứng dụng có cơ chế dọn khi cũ hơn 90 ngày; tổng giờ, số liệu khối và audit được giữ. Việc dọn phụ thuộc worker vận hành; không có cam kết xóa ngay cả bản sao lưu hay bản người nhận đã tải.
Ai xem gì?
| Người xem | Dữ liệu |
|---|---|
| Chính người ghi giờ | Giờ và capture của mình còn được phép |
| Manager | Giờ/tổng trong công ty/dự án được cấp quyền, không ảnh, apps, title, domain hay hoạt động chi tiết của người khác |
| Admin | Báo cáo và capture trong toàn Workplace |
Giờ không gắn task của người khác không thuộc scope công ty/dự án của Manager. Thành viên dự án bình thường không được xem giờ của người khác. Quyền task và tài khoản được kiểm tra lại khi truy cập.
Offline và đồng bộ lại
Bản Desktop hỗ trợ giữ hàng đợi gắn với người đăng nhập; cửa sổ nhận mới là 72 giờ, mỗi phiên tối đa 12 giờ. Không tự điều chỉnh timestamp lịch sử nếu đồng hồ lệch.
- Dùng timer cục bộ, giữ dấu đang ghi và dừng ngay khi bạn bấm dừng.
- Khi có mạng, kiểm tra đăng nhập, chính sách ảnh và đồng hồ. Lệch trên hai phút thì sửa đồng hồ trước khi đồng bộ.
- Đồng bộ entry trước, kèm các khối đã thu; sau đó blocks/apps, rồi ảnh. Retry giữ nguyên định danh và dữ liệu để không ghi trùng.
- Entry có block hợp lệ ngay trong yêu cầu tạo được tính là tracked/đã duyệt; không có block thì như giờ thủ công/chờ duyệt. Gửi capture sau không tự nâng lên đã duyệt.
- Nếu báo trùng giờ, dữ liệu đổi, task không còn được xem hoặc khối đã loại, giữ lại để đối chiếu. Không đưa capture sang entry khác để vượt lỗi. Dữ liệu quá cửa sổ cần người dùng xử lý, không retry vô hạn.
Dừng offline một timer bắt đầu online phải gửi thời điểm thực bấm dừng khi có mạng; khoảng mất mạng sau đó không tính giờ. Nếu server đã đóng timer vì 12 giờ hoặc thiết bị khác, giữ giờ dừng để người dùng kiểm tra, không tự ghi một entry trùng.
Duyệt giờ và báo cáo
- Mở Báo cáo, chọn khoảng ngày và nhóm dự án/task/người/ngày; app là nhóm riêng chỉ cho dữ liệu chính mình hoặc Admin.
- Kiểm tra cột đã duyệt và chờ duyệt. Tổng gồm cả hai; giờ bị từ chối không góp vào tổng.
- Admin/Manager có quyền mở các thẻ giờ chờ duyệt, đọc tên và lý do rồi Duyệt / Từ chối cùng ghi chú. Manager không duyệt giờ của chính mình.
- Tải CSV nếu cần đối chiếu; phạm vi của file giống báo cáo. Bảng tuần chia giờ qua nửa đêm theo ngày Việt Nam và tách task/dự án.
- Bản tổng kết tuần so với tuần trước có thể được đưa vào email thứ Hai nếu bật bản tổng hợp. Admin owner có bản toàn người; người khác chỉ nhận phần được phép.
Báo cáo dùng ngày Việt Nam (UTC+7); khoảng báo cáo tối đa 93 ngày, danh sách entry tối đa 62 ngày. Giờ không làm tròn riêng từng entry.
Tóm tắt ngày bằng AI
Tóm tắt tiếng Việt ngắn, 3–5 dòng khi có, được tạo/cached theo dữ liệu ngày thay đổi và không giữ trang chờ AI. Nếu chưa xong hoặc lỗi, phần này có thể trống; báo cáo giờ vẫn dùng được.
Chỉ dữ liệu an toàn của một người được đưa vào: tên task/dự án/app, host trình duyệt, thời lượng thực tính và tỷ lệ hoạt động. Không ảnh, title cửa sổ hay phím gõ. Chính người đó/Admin xem; Manager không xem AI summary của người khác. Engine văn bản dùng chuỗi dự phòng nội bộ với công cụ tắt; tóm tắt không phải quyết định duyệt giờ hay đánh giá nhân viên.