Thông báo và cài đặt
Dùng chuông để theo dõi việc cần chú ý, rồi chọn kênh và bản tổng hợp trong một nơi cài đặt chung.
Chuông và hộp thông báo
Admin, Manager và Staff dùng cùng chuông cạnh ảnh đại diện, nhưng nội dung theo quyền riêng. Badge chỉ hiện khi còn chưa đọc và rút gọn 9+; không phải số task chưa hoàn thành.
- Bấm chuông. Desktop mở hộp dưới chuông; màn hình hẹp mở bảng từ dưới.
- Chọn Chưa đọc / Tất cả / Lưu trữ. Dòng có loại thông báo, người gửi khi có, trích nội dung, thời gian và dấu chưa đọc.
- Bấm dòng/liên kết để mở task và đánh dấu đọc; thông báo đổi vai trò mở Workplace theo quyền mới.
- Dùng menu từng dòng để lưu trữ. Đánh dấu đã đọc áp dụng các mục thuộc lượt đọc hiện tại, không làm mất các thông báo mới tới sau đó.
- Nhấn Esc hoặc bấm ngoài để đóng; focus trở về chuông. Trên bảng mobile có nút đóng.
Lưu trữ thông báo không hủy task hay xóa lịch sử. Quyền bị thu hồi thì nội dung/liên kết được giữ kín khi đọc lại. Nhắc tên hoặc một thông báo cũ không cho bạn quyền task mới.
Cài đặt và hồ sơ
Bấm ảnh đại diện → Cài đặt. Bánh răng trong hộp thông báo mở thẳng phần Thông báo. Một hộp cài đặt có hai phần, chỉ phần đang chọn hiển thị.
Hồ sơ: xem tài khoản/vai trò và ảnh. Tài khoản liên kết người Workplace có Đổi ảnh / Xóa ảnh; tài khoản chưa liên kết dùng ảnh đăng nhập và có thể không có các nút này. Ảnh tải lên được xử lý kích thước/metadata, không biến thành đường dẫn công khai của người dùng. Chính sách ảnh Time cũng nằm ở Hồ sơ khi phiên bản hỗ trợ, xem MaxiMind Time.
Thông báo: bảng theo loại sự kiện và ba cột Trong app / Email / Thiết bị. Trên mobile có biểu tượng và chú giải, bảng cuộn trong vùng riêng. Loại sự kiện gồm giao việc, bình luận/mention, bắt đầu, nộp, tệp, câu hỏi, quyết định, hạn và duyệt giờ. Admin có thể có nhóm Cockpit riêng; Staff/Manager không có quyền đó.
- Tìm loại sự kiện cần đổi, bật/tắt kênh mong muốn.
- Công tắc lưu ngay và báo Đã lưu tại dòng. Nếu lỗi, công tắc trở về giá trị cũ; đọc lỗi rồi thử sau.
- Với bản tổng hợp email, chọn tần suất/giờ/múi giờ và dùng nút lưu riêng.
- Kiểm tra cài đặt thiết bị nếu bật kênh Thiết bị mà chưa nhận push.
Tắt kênh không đổi task. Trong app quyết định dòng/badge trong inbox; lịch sử task và biên nhận vận chuyển vẫn có thể giữ sự kiện. Các công tắc tổng ngoài app nếu đang tắt vẫn chặn email/push.
Email, push và lời nhắc hạn
Thông báo giao/thay đổi dùng các kênh đã bật; người thực hiện thường không được báo lại chính hành động của mình. Đổi vai trò hoặc phạm vi quản lý báo người được đổi, không báo như thể người đổi là người nhận. Email lỗi không hoàn tác thay đổi task/vai trò; biên nhận lưu lý do và worker retry có giới hạn.
Hạn chỉ có ngày được neo 08:00 giờ Việt Nam. Lời nhắc có mốc ngày trước hạn/ngày hạn; quá hạn là 09:00 ngày hôm sau, worker nhận ở lượt tiếp theo. Đổi hạn làm lời nhắc cũ mất hiệu lực. Việc đã kết thúc và bài nộp đang chờ quyết định không bị nhắc như một việc chưa làm. Push nhắc hạn chờ qua giờ yên lặng 20:00–08:00; email và inbox có quy tắc kênh riêng.
Kênh Thiết bị cần đăng ký push và quyền hệ điều hành trên phiên bản app hỗ trợ. Bật công tắc không tự cấp quyền hệ điều hành, không bảo đảm mọi bản app đã hỗ trợ đăng ký Staff. Có thể kiểm tra inbox để không phụ thuộc push.
Bản tổng hợp và ngôn ngữ
Bản tổng hợp email mặc định tắt. Khi bật, chọn hàng ngày/hàng tuần và giờ; bản tuần chạy thứ Hai. Nội dung chỉ gồm task được phép, có việc sắp hạn/quá hạn và việc chờ duyệt phù hợp; bản rỗng không gửi. Bản thứ Hai có tổng kết Time nếu có dữ liệu và quyền.
Workplace ưu tiên tiếng Việt. Tài khoản có tùy chọn ngôn ngữ dùng chung cho web/Mac/iPhone qua hệ thống tài khoản; phần UI chưa được dịch vẫn có thể dùng tiếng Việt. Bộ tài liệu Workplace này có một phiên bản tiếng Việt; bản tiếng Anh sẽ thêm qua i18n sau.
Định dạng ngày là tùy chọn riêng, không phải dịch toàn giao diện: trong phần Thông báo chọn Việt Nam (vi, ngày/tháng/năm) hoặc US (us, tháng/ngày/năm). Cùng một ngày ví dụ hiển thị 12/10/2026 ở Việt Nam và 10/12/2026 ở US. Tùy chọn là của tài khoản đang đăng nhập, áp dụng nhãn ngày và lời nhắc hệ thống; văn bản người dùng viết giữ nguyên. Ô chọn ngày có thể theo locale trình duyệt; dữ liệu ngày lưu vẫn không đổi.
Khi chưa nhận thông báo
Kiểm tra lần lượt: task còn được phép xem không; sự kiện/kênh có bật không; thiết bị có quyền push không; đã có dòng inbox/biên nhận lỗi không. Lượt worker và thử lại có thể khiến gửi trễ. Nếu chưa rõ, báo quản lý kèm loại thông báo và thời điểm; không đưa credential vào bình luận. Không tạo task trùng chỉ để nhận email mới.