Tự động hóa Workplace
Tạo quy tắc “Khi · nếu · thì”, xem trước điều sẽ xảy ra và theo dõi từng lần chạy trong phạm vi bạn quản lý.
Dùng tự động hóa cho công việc lặp theo sự kiện: nhắc quá hạn, đặt ưu tiên, thêm checklist hoặc phân công. Admin quản lý toàn Workplace; Manager chỉ công ty/dự án được cấp quyền. Staff không tạo/sửa/xem quản trị quy tắc. Quyền người tạo được kiểm tra lại khi chạy; mất quyền thì lần chạy bị bỏ qua với lý do.
Tạo và thử một quy tắc
- Mở Tự động hóa, chọn tạo mới hoặc một mẫu. Chọn công ty và dự án; để toàn công ty cần quyền quản lý công ty.
- Đặt tên dễ hiểu, chọn Khi: sự kiện kích hoạt.
- Chọn nếu để thu hẹp task; mọi điều kiện phải đúng cùng lúc. Không điều kiện nghĩa mọi task hợp lệ trong scope quy tắc.
- Chọn thì: 1–10 hành động theo thứ tự. Kiểm tra người nhận và dự án đích.
- Lưu quy tắc, dùng Thử trên việc với một task được phép. Dry run giả định sự kiện đang xảy ra, cho biết điều kiện, lý do và hành động sẽ làm; không ghi task, không gửi thông báo hoặc tạo lịch sử chạy.
- Chỉ bật sau khi kết quả thử đúng ý. Khi sự kiện thật xảy ra, mở lịch sử chạy để xem thành công / bỏ qua / thất bại.
Xem trước không phải cam kết lần thật chắc chắn thành công: quyền, người làm và trạng thái task có thể đổi. Bản mới làm rõ Thử như thể việc này vừa… để không nhầm thử quá hạn với thực sự làm task quá hạn.
Sự kiện và điều kiện
| Khi | Ví dụ |
|---|---|
| Tạo việc | Giao người phụ trách dự án |
| Giao/thay người | Thêm watcher hợp lệ |
| Đổi trạng thái | Thêm checklist khi chuyển sang đang làm |
| Nộp | Báo người cần duyệt; each chỉ khi đủ mọi phần |
| Có quyết định approve/return/reject | Trả lại thì nâng ưu tiên |
| Có bình luận | Báo người theo dõi có quyền |
| Đến hạn/quá hạn | Nhắc người làm và Manager |
| Cần sửa cả vòng/đóng job | Ghi nhận bước kế tiếp trong phạm vi được phép |
Điều kiện gồm dự án, loại việc, các nhãn, ưu tiên, danh sách người làm, trạng thái, tiêu đề chứa chuỗi và người tạo AI/người. Tìm tiêu đề không phân biệt hoa thường/dấu; các nhãn/người được chọn đều phải có, không phải chỉ một trong số đó.
Hành động có thể chọn
Giao/thêm/bỏ người làm; đặt ưu tiên; đặt hạn ngày cụ thể hoặc sau N ngày; đổi trạng thái được phép sang mới giao/đang làm/bị kẹt; thêm watcher; thêm checklist hoặc checklist từ mẫu; đăng bình luận; gửi thông báo trong app/email; tạo task tiếp nối; chuyển dự án cùng công ty.
Bình luận có nhãn Tự động: tên quy tắc trong trao đổi gốc của task. Người nhận thông báo phải đang có quyền đọc task; sở thích kênh được tôn trọng. Hành động sau nhìn thấy các thay đổi do hành động trước trong cùng quy tắc.
Quy tắc không được gửi tới AI, duyệt/trả lại/từ chối bài nộp, xóa dữ liệu, đóng job hoặc đổi vai trò. “Khi nộp → báo người duyệt” là nhắc người duyệt quyết định, không tự chấp nhận bài nộp.
Mẫu dễ bắt đầu
| Mẫu | Cần kiểm tra trước khi bật |
|---|---|
| Khi nộp → giao/người duyệt theo mẫu | Người đích có quyền và việc có thể đổi người; dùng thông báo nếu chỉ cần nhắc duyệt |
| Khi quá hạn → nhắc người làm + báo quản lý | Kênh, quyền người nhận, lịch hạn |
| Khi trả lại → đặt ưu tiên Cao | Chỉ scope cần theo dõi, tránh nâng mọi việc |
| Khi tạo việc trong dự án → giao người phù hợp | Người hoạt động, đúng công ty và phạm vi |
Đừng đưa dữ liệu riêng vào tên quy tắc, tiêu đề hay bình luận tự động. Mẫu là điểm bắt đầu; luôn đọc hành động được lưu và thử trên task trước.
Thời điểm chạy và an toàn
Quy tắc chạy sau khi thay đổi gốc đã lưu. Worker hiện có kiểm tra khoảng mỗi năm phút, có thể cần thêm lượt nếu hàng đợi dài. Sự kiện đến hạn là 08:00 ngày hạn; quá hạn là 09:00 hôm sau theo giờ Việt Nam, có quy tắc bắt kịp trong cùng ngày. Không cần giữ trình duyệt mở; worker ngừng thì định kỳ cũng ngừng.
Một quy tắc/sự kiện chỉ có một receipt. Sự kiện do tự động hóa tạo không kích hoạt tiếp tự động hóa khác, tránh vòng lặp. Giới hạn 20 lượt thành công/thất bại trên mỗi task, mỗi quy tắc, trong một giờ; lượt bỏ qua không dùng quota. Quy tắc mới không chạy lại lịch sử trước lúc tạo.
Nếu một hành động lỗi, các thay đổi trong lượt quy tắc đó được hoàn tác và lưu lỗi; việc gốc của người dùng vẫn đã lưu. Lỗi có cảnh báo cho người tạo tối đa một lần/giờ/quy tắc, theo cài đặt. Đọc log để sửa quyền, người nhận hoặc dữ liệu trước khi thử lại.
Sửa, tắt và lưu trữ
Tắt ngăn chạy mới nhưng giữ lịch sử. Lưu trữ tắt và giữ quy tắc/receipts; quy tắc đã lưu trữ không bật lại. Nếu có người sửa trước bạn, tải lại phiên bản rồi đối chiếu, không ghi đè. Scope công ty/dự án và người tạo của quy tắc là cố định.
Tích hợp JSON/MCP chỉ có thao tác danh sách/tạo tự động hóa dành cho Admin được cấp grant; quyền Manager trên web không tự thành quyền MCP. Cách hệ thống hoạt động giải thích sự kiện và hàng đợi.